Miten järjestetään (onnistunut) tapahtuma Korona-aikana?

Kirjoittaja merja piirainen

February, 12, 2021

Hätä keinot keksii, sanotaan. Kun ihmisten tapaaminen kasvotusten ei ole mahdollista, ja parvekeliitosten tuoteperhe on lanseerattava, täytyy keksiä uusia keinoja viestiä ja vaikuttaa.

Korona-aikana olemme jo tottuneet hoitamaan palaverit etänä. Sähköpostiin putkahtelee säännöllisesti kutsuja tapahtumiin, jotka eivät juuri eroa toisistaan. Miten onnistuisimme lanseeraamaan uuden tuoteperheen kun vierailut ja messut ovat pannassa?

Haasteemme oli tavoittaa suuri joukko rakennesuunnittelijoita, elementtivalmistajia ja rakennusliikkeitä samanaikaisesti. Olimme jo aiemmin suunnitelleet parveketuotteiden lanseerausta messuilla. Ideana oli kutsua asiakkaat nauttimaan parvekekahvit osastollemme rakennetulle parvekkeelle. Nyt halusimme saada asiakkaat virtuaalisesti kanssamme parvekkeelle.

3 kuukautta suunnittelusta toteutukseen

Aloimme jo lokakuun lopulla työstää ajatusta yhdessä Mainostoimisto Ilmeen kanssa. Yhteistuumin päätimme, että tapahtuman tulee olla tiivis ja viihdyttävä, jotta saamme riittävästi osallistujia. Pelkkä tuoteuutinen ei riittäisi, vaan tapahtumalla tulee olla myös vetonaula. Aikamme pohdittuamme löimme päivän lukkoon, varasimme studion sekä tapahtumalle juontajan, Jarkko Tammisen.

Tapahtuma sai marraskuussa nimen Otetaan yhteys parvekkeelle. Pohdimme kuinka kauan ihmiset jaksavat seurata tapahtumaa ruudun ääressä, ja päädyimme tiivistämään ohjelman tunnin mittaiseksi. Peikon asiantuntijapuheenvuorojen lisäksi halusimme ohjelmaan viihdyttäviä elementtejä keventämään muuten kohtuullisen tiukkaa asiaa. Me Peikolla teimme asiaosuuden käsikirjoituksen, ja Jarkko suunnitteli lähetyksen juonnot sekä imitaatiohahmot.

Peikko parvekelanseeraus konsepti

Tammikuun loppukiri

Palapeliä kasattiin tiiviiseen tahtiin joulu-tammikuun aikana. Studion ja kuvauksen näkökulmasta mietittäviä asioita oli paljon. Miltä parveke näyttää kamerassa, miten tuotteet esitellään jos ohjelmaa katsotaan kännykästä, kuinka pitkään yksi puheenvuoro voi kestää... lista kysymyksistä tuntui uuvuttavan pitkältä. Onneksi kuitenkin jokainen meistä on oman alansa ammattilainen, ja luotimme siihen, että kokonaisuudesta tulee toimiva.

Konseptin ohella työstimme tapahtuman ennakkomarkkinointia ja kutsuprosessia. Suuri panostus menisi hukkaan jos emme saisi asiakkaitamme mukaan. Kutsuimme heidät mukaan uutiskirjeen välityksellä, LinkedIn-postauksin, lehti-ilmoituksin sekä henkilökohtaisesti kontaktoiden. Onneksi heti ensimmäisten päivien jälkeen saimme huokaista helpotuksesta, sillä ilmoittautuminen lähti hyvin käyntiin. 

Peikko parveleliitokset lanseeraus harjoitukset


Tammikuu kului tiiviisti kun työstimme kukin tahoillamme käsikirjoitusta, videomateriaaleja, studion lavastusta jne. Jaoimme teasereita ennen tapahtumaa, jotta saisimme pidettyä mielenkiintoa yllä h-hetkeen (27.1) saakka.

H-hetki

Entä sitten itse live-lähetys? Se meni paremmin kuin osasimme odottaa, kiitos hyvän valmistautumisen sekä ennakkoharjoittelun Sound Enginen studiolla. Lähetyspäivänä pidimme kenraaliharjoitukset, jossa hioimme kuntoon ajoitukset, kamerakulmat ja muut pienet nyanssit.

Harjoitukset

Kannustimme katsojia osallistumaan aktiivisesti lähetykseen, ja saimme chattiin yli 120 kysymystä tai kannustavaa kommenttia. Moni koki tapahtuman raikkaana tapana lanseerata uutta sekä piristysruiskeena puuduttavaan etätyöarkeen. Myös ohjelman jälkeen saamamme palaute on ollut rohkaisevaa.

Lähetyksen jälkeen hengähdimme vain hetken ja ryhdyimme taas toimeen. Kokosimme kampanjasivulle pikaisesti asiakkaiden lähetyksessä esittämät kysymykset ja niiden vastaukset. Lähetimme osallistujille kiitosviestit sekä linkin tallenteeseen. Lisäksi muistimme asiakkaitamme postitse pienellä lahjalla. Ja tietysti postasimme kuvia tapahtumasta someen. Kaiken lisäksi kuvasimme myös Behind the Scenes -videon, jossa näytimme miten kaikki oikein tapahtui.

Kannattiko lanseeraus?

Käsi sydämellä voin sanoa, että kyllä kannatti. Ylitimme tavoitteemme osallistujien määrästä, joka oli lopulta hieman yli 500. Myös ohjelman jälkeinen palaute ja mielenkiinto uusia tuotteita kohtaan on ollut hyvää. Aika näyttää, täyttyykö euromääräinen tavoitteemme myynnin suhteen. Teemme ainakin kovasti töitä sen eteen.

Mitä seuraavaksi? Nyt kun rima on kerran asetettu, se pitää seuraavalla kerralla ylittää. Kokosimme opit ja onnistumiset itsellemme ylös, ja niiden pohjalta lähdemme suunnittelemaan seuraavaa tapahtumaa. Me kaikki olemme yhtä mieltä siitä, että samaa ei kannata toistaa, mutta faktan ja huumorin yhdistelmä näyttää toimivan. 

Peikko parvekelanseeraus työryhmä

 

Merja Piirainen

Markkinointi- ja viestintäpäällikkö

Peikko Finland Oy

Share
Comments Write a comment
Fill out this field
Invalid email address
Fill out this field
Post
No comments yet